Production Planning and Inventory Control

Sekilas Tentang PPIC

Oleh : Banjar Edi Satoto

PPIC (Production Planning And Inventory Control) adalah sebuah departemen di sebuah organisasi maufaktur yang bertugas untuk melakukan perencanaan dan pengendalian proses manufaktur. PPIC sendiri bisa diartikan sebagai ilmu atau kegiatan yang mencakup proses perencanaan, pengawasan, evaluasi dan perbaikan pada proses produksi yang dijalankan disebuah unit bisnis atau organisasi manufaktur. Sedangkan Fungsi utama PPIC sendiri ada dua yaitu memenuhi permintaan Customer (market) dan menjaga kesetabilan proses manufaktur agar tercipta sebuah proses yang efektif dan efisien. Dua hal ini memang sering kali bertentangan disatu sisi kita ingin customer oriented namun disisi lain kita perlu mempertahankan irama produksi yang sudah berjalan agar tetap optimal. Pengambilan keputusan inilah yang menjadi sangat penting bagi PPIC untuk menentukan mana yang akan didahulukan dengan mempertimbangkan berbagai hal baik itu dari segi business opportunity atau kemungkinan loss oportunity, waste product or material, loss capacity, Lead time yang tidak semestinya dll.

Beberapa kegiatan yang dilakukan oleh departeman PPIC adalah mulai dari membuat

1. Perencanaan Material (Material Requirement Planning /MRP)
2. Melakukan permintaan material ataupun support material (material tambahan/pendukung).
3. Pengendalian Material (dari pengendalian jadwal kedatangan sampai inventory control material)
4. Perencanaan produksi (Perencanaan Agregat, MPS, Sampai Schedule harian)
5. Menurunkan WO (Work Order)/ SPK (Surat Perintah Kerja) ke departemen terkait untuk  menunjang proses operasional sesuai yang diinginkan atau yang telah direncanakan.
6. Pengendalia proses produksi (melakukan pengawasan dan evaluasi pada  proses pelaksanaan schedule produksi, sesuai/ tidak, perlu dilakukan perubahan/tidak, dll)
7. Pengendalian persediaan barang jadi / Finish Good (hal ini berkaitan dengan strategi operasional apakah make-to-order, make-to-stock, make-to-demand, atau make-to design)
8. Perencanaan pengiriman mulai dari ekspetasi barang jadi sampai membuat jadwal pengiriman.
9. Melakukan penilaian terhadap kinerja PPIC (No. 1-8) guna mengetahui sejauh mana PPIC bisa menjalankan fungsinya dengan baik.
10. Melakukan perbaikan yang berkesinambungan (Continuous Improvement) di semua lini operasional manufaktur agar tercipta proses manufaktur yang semakin baik.

Karena cakupan pengendalian begitu luas yaitu dari perencanaa bahan baku sampai dengan pengendalian pengiriman, maka seorang PPIC diharapkan memiliki keahlian yang boleh dibilang multi skill atau multi tasking. Beberapa hal yang perlu diketahui agar seorang PPIC bisa menjalankan fungsinya dengan optimal adlah :

1. Mengetahui dan memahami siklus atau pola permintaan customer.
2. Mengetahui sistem/ proses Customer order.
3. Mengetahui kapasitas produksi baik total maupun per-mesin atau per-work center.
4. Memahami proses produksi yang berlangsung (alur proses/ tahapan-tahapan proses).
5. Mengetahui lead time produksi.
6. Memahami system Quality Control yang dijalankan di perusahaan.
7. Memahami kapasitas simpanan baik Gudang Raw Material, WIP, Gudang Finish Good, alat angkut (Mobil, hand pallet, Fork lift, dll), dan kapasitas simpanan pada beberapa work center yang ada.
8. Mengetahui bahan baku utama dan pendukung yang dibutuhkan (baik karakteristik fisik /Dimensi, sifat kimia/fisika, umur pakai, dll)
9. Mengetahui cara mendapatkan bahan baku atau system procurement (supplier, lead time kedatangan Bahan baku, alat angkut yang optimal, dll)
10. Mengetahui lead time pengiriman baik antar work center maupun pengiriman Finish Good ke customer
11. Mengtahui Jumalah pekerja yang dibutuhkan untuk tiap-tiap work center pada kapasitas yang dibutuhkan.
12. Mengetahui Jam kerja mesin dan karyawan, mengetahui kebijakan-kebijakan  perusahaan berkaitan dengan biaya operasional produksi, dll

Sebenarnya masih banyak lagi yang perlu diketahui oleh PPIC agar bisa mendukung proses kerjanya dan sekali lagi  karena cakupannya begitu luas maka diperlukan kemampuan analisa yang kuat serta memiliki Supply Chain knowledge  yang cukup.

Bagi anda yang sangat tertarik dengan dunia PPIC alangkah baiknya jika anda mencoba mendalami Supply Chain ataupun Supply Chain Management. Hal ini tentunya tidak bisa instan bahkan utuk bisa megetahui secara mendalam tentang Supply Chain tentunya anda harus rela meluangkan waktu untuk mempelajarinya agar bisa lebih cepat dalam hal proses pemahamannya. Jika hanya berdasarkan pengalaman dalam pekerjaan saja saya rasa akan lama bahkan bisa-bisa melenceng dari yang seharusnya, karena teori dan praktek sering tidak sinkron. Namun menurut saya ada beberapa kunci agar anda bisa menjalani fungsi PPIC dengan lebih baik yaitu :

1. Mulailah dari memahami Visi dan Misi perusahaan.

Jika Visi dan Misi perusahaan anda belum ditetapkan maka saya sarankan untuk mengajukan ke managemen agar segera dirumuskan karena ini akan sangat mempengaruhi proses bisnis yang akan dijalankan pada masa ini dan juga masa yang akan dating serta memuat cita-cita bersama organisasi/ perusahaan. Jika sudah mulailah dengan menyusun program kerja Departemen PPIC untuk menunjang agar Visi dan Misi perusahaan tersebut bisa tercapai. Dibeberapa perusahaan yang sudah mengakomodasi system standart pengendalian qualitas dengan ISO program-program ini bisa berupa sasaran mutu departemen. Atau kita bisa menyusun Job describtion untuk tiap-tiap karyawan serta menyusun KPI departemen, tujuannya adalah agar kita bisa melakukan penilaian terhadap kinerja baik karyawan maupun organisasi, sehingga hal tersebut bisa dijadikan indikasi untuk melakukan evaluasi dan perbaikan yang berkesinambungan.

2. Pelajari fluktuasi atau irama permintaan atau kebutuhan konsumen.

Fluktuasi atau irama permintaan dari konsumen baik mengenai kuantitas, kualitas, dimensi fisik, struktur kimia dan sifat-sifat lain dari produk yang diminta sangat mempengaruhi strategi yang akan dijalankan di operasional manufaktur apakah itu make-to-order (MTO), make-to-stock (MTS), make-to-demand, atau make-to design). Untuk mengetahui fluktuasi tersebut kita bisa menggunakan seven tool yang ada di QCC yang mungkin sebagian dari kita tidak asing yaitu ; Check sheet, Stratifikasi, , Diagram Pareto, Diagram Sebab Akibat  (FISH BONE), Grafik dan Bagan Pengendalian, Digram Pencar ( Scatter Diagram ), Histogram.

Setelah kita mengetahui gambaran Fluktuasi permintaan customer kemudian gunakan metode pramalan yang sesuai agar kita bisa memprediksi permintaan dimasa yang akan dating. Hasil prediksi inilah yang nantinya akan kita gunakan untuk membuat perencanaan kapasitas, produksi, material dan support material, Manpower, dan juga utility serta tidak menutup kemungkinan energy consumption.

3. Pelajari dan pahami karakteristik setiap work station baik itu kapasitas tiap-tiap man power, Gudang, mesin mulai dari kapasitas, kualitas output, serta keunikan masing-masing.
4. Pelajari lead time tiap-tiap proses baik dari lead time bahan baku, supply, produksi, sampai lead time pengiriman.
5. Mulailah untk belajar bernegosiasi meski ini tidak ada dalam system PPIC namun kepandaian bernegosiasi denga berbagai departemen akan sangat membantu kinerja PPIC.

Sistem Produksi

    PENGERTIAN SISTEM PRODUKSI

Untuk membicarakan sistem produksi, maka mau tidak mau kita akan terkait kepada apa yang dimaksud dengan sistem dan apa yang dimaksud dengan produksi. Sistem dapat diartikan sebagai gabungan dari beberapa unit atau elemen atau subsistem yang saling menunjang untuk mencapai tujuan tertentu (Ayari, 2002). Adapun pengertian produksi sebagaimana telah diungkapkan sebelumnya, yaitu merupakan penciptaan atau penambahan manfaat. Baik manfaat itu berupa bentuk, waktu, tempat, maupun gabungan dari manfaat-manfaat tersebut.

Dari pengertian sistem dan produksi diatas dapat ditarik definisi sistem produksi yaitu gabungan dari beberapa unit atau elemen yang saling berhubungan dan saling menunjang untuk melaksanakan proses produksi dalam suatu perusahaan tertentu. Beberapa elemen yang termasuk dalam sistem produksi ini adalah produk perusahaan, lokasi pabrik, letak dan fasilitas produksi yang dipergunkan dalam perusahaan, lingkungan kerja karyawan, serta standar produksi yang berlaku dalam perusahaan tersebut. Elemen atau subsistem dari sistem produksi tersebut akan membentuk konfigurasi sistem produksi.

1.      Sistem Produksi Menurut Tujuan Operasi

Dilihat dari tujuan melakukan operasinya dalam hubungannya dengan penentuan kebutuhan konsumen, maka sistem produksi dibedakan menjadi empat jenis, yaitu (Bedworth dan Bailey, 1987) :

a.       Engineering to Order (ETO), yaitu bila pemesan meminta produsen untuk membuat produk yang dimulai dari proses perancangannya (rekayasa).

b.      Assembly to Order (ATO), yaitu bila produsen membuat desain standar, modul-modul operasional standar sebelumnya dan merakit suatu kombinasi tertentu dari modul standar tersebut bisa dirakit untuk berbagai tipe produk. Contohnya adalah pabrik mobil, dimana mereka menyediakan pilihan transmisi secara manual atau otomatis, AC, Audio, opsi-opsi interior, dan opsi-opsi khusus. Sebagaimana juga warna bodi yang khusus. Komponen-komponen tersebut telah disiapkan terlebih dahulu dan akan mulai diproduksi begitu pesanan dari agen datang.

c.       Make to Order (MTO), yaitu bila produsen melaksanakan item akhirnya jika dan hanya jika telah menerima pesanan konsumen untuk item tersebut. Bila item tersebut bersifat dan mempunyai desain yang dibuat menurut pesanan, maka konsumen mungkin bersedia menunggu hingga produsen dapat menyelesaikannya.

d.      Make to Stock (MTS), yaitu bila produsen membuat item-item yang diselesaikan dan ditempatkan sebagai persediaan sebelum pesanan konsumen diterima. Item terakhir tersebut baru akan dikirim dari sistem persediaan setelah pesanan konsumen diterima.

2.      Sistem Produksi Menurut Aliran Operasi dan Variasi Produk

Dalam kegiatan desain produk, titik berat perhatian kita adalah pada masalah “apa” yang diproduksi. Sedangkan untuk kegiatan desain proses penekannannya adalah pada bagian bagaimana kita memproduksi. Kriteria terpenting dalam mengklasifikasikan proses produksi adalah jenis aliran operasi dari unit-unit produk yang melalui tahapan konversi. Ada tiga jenis dasar aliran operasi, yaitu flow shop, job shop, dan proyek (Kostas, 1982). Ketiga dasar aliran operasi ini berkembang menjadi aliran operasi modifikasi dan ketiganya, yaitu batch dan continuous. Adapun karakteristik dari masing-masing aliran operasi tersebut adalah sebagai berikut :

a.       Flow Shop, yaitu proses konversi dimana unit-unit output secara berturut-turut melalui urutan operasi yang sama pada mesin-mesin khusus, biasanya ditempatkan sepanjang suatu lintasan produksi. Proses jenis ini biasanya digunkan untuk produk yang mempunyai desain dasar yang luas, diperlukan penyusunan bentuk proses produksi flow shop yang biasanya bersifat MTS (Make to Stock). Bentuk umum proses flow shop  kontinyu dan flow shop terputus. Pada flow shop kontinyu, proses bekerja untuk memproduksi jenis output yang sama. Pada flow shop terputus, kerja proses secara periodik diinterupsi untuk melakukan set up bagi pembuatan produk dengan spesifikasi yang berbeda.

b.      Continuous, proses ini merupakan bentuk sistem dari flow shop dimana terjadi aliran material yang konstan. Contoh dari proses continuous adalah industri penyulingan minyak, pemrosesan kimia, dan industri-industri lain dimana kita tidak dapat mengidentifikasikan unit-unit output prosesnya secara tepat. Biasanya satu lintasan produksi pada proses kontinyu hanya dialokasikan untuk satu jenis produk saja.

c.       Job shop, yaitu merupakan bentuk proses konversi di mana unit-unit untuk pesanan yang berbeda akan mengikuti urutan yang berbeda pula dengan melalui pusat-pusat kerja yang dikelompokkan berdasarkan fungsinya. Volume produksi tiap jenis produk sedikit, variasi produksi banyak, lama produksi tiap produk agak panjang, dan tidak ada lintasan produksi khusus. Job shop ini bertujuan memenuhi kebutuhan khusus konsumen, jadi biasanya bersifat MTO (Make to Order).

d.      Batch, yaitu merupakan bentuk satu langkah kedepan dibandingkan job shop dalam hal ini standarisasi produk, tetapi tidak terlalu standarisasi seperti pada flow shop. Sistem batch memproduksi banyak variasi produk dan volume, lama produsi untuk tiap produk agak pendek, dan satu lintasan produksi dapat digunkan untuk beberapa tipe produk. Pada sistem ini, pembuatan produk dengan tipe yang berbeda akan mengakibatkan pergantian peralatan produksi, sehingga sistem tersebut harus “general purpose” dan fleksibel untuk produk dengan volume rendah tetapi variasinya tinggi. Tetapi, volume batch yang lebih banyak dapat diproses secara berbeda, misalnya memproduksi beberapa batch lebih untuk tujuan MTS dari pada MTO.

e.       Proyek, yaitu merupakan penciptaan suatu jenis produk yang akan rumit dengan suatu pendefinisian urutan tugas-tugas yang teratur akan kebutuhan sumber daya dan dibatasi oleh waktu penyelesaiannya. Pada jenis proyek ini, beberapa fungsi mempengaruhi produksi seperti perencanaan, desain, pembelian, pemasaran, penambahan personal atau mesin (yang biasanya dilakukan secara terpisah pada sistem job shop dan flow shop) harus diintegrasi sesuai dengan urutan-urutan waktu penyelesaian, sehingga dicapai penyelesaian ekonomis.

Sekilas Tentang PPIC

PPIC- Bagi teman-teman yang kuliah di Jurusa Teknik dan atau Manajemen  Industri mungkin tidak asing dengan istilah PPIC (Production Planing and Inventory Control)
sebenarnya apakah PPIC itu?
PPIC dalam mata kuliah sering disebut dengan Perencanaan Pengendalian Produksi atau lebih dikenal dengan PPC (Production Planning and Controling) sedangkan dalam konteks aplikasi PPIC bisa dipandang sebagai  sebuah fungsi dalam perusahaan yang sesuai namanya tugasnya adalah bertanggungjawab terhadap pengendalian proses operasional perusahaan baik dari perencanaan, penyimpanan, produksi, sampai dengan pengiriman.
Lalu kemampuan-kemampuan apa saja yang sebaikanya dimiliki oleh seseorang yang berkecimpung "di dunia PPIC" ?
secara umum beberapa kemampuan yang wajib dimiliki adalah sebagai berikut ;
1. Forecasting (peramalan)
2. Planning (perencanaan)
3. Scheduling (penjadwalan)

Secara umum tugas-tugas PPIC  ;
1. Forecasting (peramalan)
yang paling pertama adalah peramalan yaitu perkiraan akan kebutuhan biasanya dimulai dari tujuan akhir yaitu kebutuhan akan produk jadi untuk memenuhi permintaan pelanggan atau konsumen.
2. Penyusunan Perencanaan Agregat
ini penting untuk dilakukan yaitu sebuah  rencana yang bisa mengimplementasikan  perkiraan kebutuhan pelanggan yaitu minimal berisi estimasi rencana penjualan, estimasi perecanaan inventory level (Make to stock), estimasi kedatangan material yang dibutuhkan, dan lain-lain yang berhubungan perencanaan produksi.
3. Penyusunan MPS
MPS (Master Production Scheduling) adalah sebuah kegiatan untuk membuat Schedule Produksi Induk sebagai acuan pembuatan schedule mingguan/harian/bulanan tergantung periode MPS, dan juga sebagai acuan penyusunan perencanaan material selain itu juga MPS bisa dipakai sebagai acuan perencanaan tenaga kerja terutama di level "direct operasional " (Ma Power Planning)
4. Perencanaan Material
setelah MPS jadi maka yang berikutnya adalah melakukan perencanaan sumber daya material atau yang sering disebut Material Resources Planning (MRP II) disini material per item atau per part akan dihitung kebutuhannya agar bisa disesuaikan dengan kebutuhan produksi, kapasitas gudang material, umur simpanan, dan lain2 berkaitan dengan penanganan material.
5. Pembuatan Schedule Produksi
Schedule Produksi sangat penting perannya disamping sebagai acuan operasional dalam melaksanakan tugas (proses produksi), Schedule produksi juga bisa dipakai sebagai alat pengendalian misal sebagai bahan evaluasi atara rencana produksi dengan hasil produksi (produktivitas Operasional), sebagai alat informasi ke pelanggan berkaitan dengan pemenuhan pemesanan, dan lain2
6. Pembuatan Work Order
Work Order (WO) adalah alat bantu yang digunakan untuk memberikan perintah resmi untuk melakukan pekerjaan biasanya berisi detil produk yang harus dibuat, atau urutan2 proses yang harus dilakukan oleh penerima WO. perbedaan antara WO dan Schedule adalah Schedule bersifat umum parameternya waktu  yaitu dari  waktu pelaksanaan, sampai dengan selesai. sedangkan WO adalah bentuk perintah resmi (ada bukti) untuk melakuka sesuatu sehingga parameterya adalah produk yang diinginkan (jenis dan jumlah), material yang harus disuplay (jenis maupun jumlah) , dan pertanggungjwaban dari pembuat WO sampai dengan penerima WO.
7. Inventory Control
pengendalian inventory baik produk jadi, setengah jadi, maupun bahan mentah atau raw material, pengendalian meliputi, jumlah yang harus disimpan, jumlah yang harus dipesan, addressing atau peletakan (tata letak) barang yang disimpan, sampai kontrol in out barang apakah sesuai atau tidak.
8. Shipping Plan
Beberapa perusahaan memang meletakkan perencanaan pengiriman di departemen lain misal Logistik atau Distribusi, namun sebenarnya masih dibawah lingkup PPIC karena masih berkaitan dengan perencanaan pejualan, inventory level finish good, serta control pemenuhan  pesanan terutama untuk perusahaan yang melaksanakan produksinya secara Job order. Apapun departemnnya hasil pengirima per harinya baik secara jumlah maupun per type adalah dibawah kendali PPIC sebagai fungsi pemenuhan kebutuhan pelanggan.

Mohon masukkanya dari rekan-rekan yang lain

Best Regards
Banjar Edi S