Production Planning and Inventory Control

Sekilas Tentang PPIC

Oleh : Banjar Edi Satoto

PPIC (Production Planning And Inventory Control) adalah sebuah departemen di sebuah organisasi maufaktur yang bertugas untuk melakukan perencanaan dan pengendalian proses manufaktur. PPIC sendiri bisa diartikan sebagai ilmu atau kegiatan yang mencakup proses perencanaan, pengawasan, evaluasi dan perbaikan pada proses produksi yang dijalankan disebuah unit bisnis atau organisasi manufaktur. Sedangkan Fungsi utama PPIC sendiri ada dua yaitu memenuhi permintaan Customer (market) dan menjaga kesetabilan proses manufaktur agar tercipta sebuah proses yang efektif dan efisien. Dua hal ini memang sering kali bertentangan disatu sisi kita ingin customer oriented namun disisi lain kita perlu mempertahankan irama produksi yang sudah berjalan agar tetap optimal. Pengambilan keputusan inilah yang menjadi sangat penting bagi PPIC untuk menentukan mana yang akan didahulukan dengan mempertimbangkan berbagai hal baik itu dari segi business opportunity atau kemungkinan loss oportunity, waste product or material, loss capacity, Lead time yang tidak semestinya dll.

Beberapa kegiatan yang dilakukan oleh departeman PPIC adalah mulai dari membuat

1. Perencanaan Material (Material Requirement Planning /MRP)
2. Melakukan permintaan material ataupun support material (material tambahan/pendukung).
3. Pengendalian Material (dari pengendalian jadwal kedatangan sampai inventory control material)
4. Perencanaan produksi (Perencanaan Agregat, MPS, Sampai Schedule harian)
5. Menurunkan WO (Work Order)/ SPK (Surat Perintah Kerja) ke departemen terkait untuk  menunjang proses operasional sesuai yang diinginkan atau yang telah direncanakan.
6. Pengendalia proses produksi (melakukan pengawasan dan evaluasi pada  proses pelaksanaan schedule produksi, sesuai/ tidak, perlu dilakukan perubahan/tidak, dll)
7. Pengendalian persediaan barang jadi / Finish Good (hal ini berkaitan dengan strategi operasional apakah make-to-order, make-to-stock, make-to-demand, atau make-to design)
8. Perencanaan pengiriman mulai dari ekspetasi barang jadi sampai membuat jadwal pengiriman.
9. Melakukan penilaian terhadap kinerja PPIC (No. 1-8) guna mengetahui sejauh mana PPIC bisa menjalankan fungsinya dengan baik.
10. Melakukan perbaikan yang berkesinambungan (Continuous Improvement) di semua lini operasional manufaktur agar tercipta proses manufaktur yang semakin baik.

Karena cakupan pengendalian begitu luas yaitu dari perencanaa bahan baku sampai dengan pengendalian pengiriman, maka seorang PPIC diharapkan memiliki keahlian yang boleh dibilang multi skill atau multi tasking. Beberapa hal yang perlu diketahui agar seorang PPIC bisa menjalankan fungsinya dengan optimal adlah :

1. Mengetahui dan memahami siklus atau pola permintaan customer.
2. Mengetahui sistem/ proses Customer order.
3. Mengetahui kapasitas produksi baik total maupun per-mesin atau per-work center.
4. Memahami proses produksi yang berlangsung (alur proses/ tahapan-tahapan proses).
5. Mengetahui lead time produksi.
6. Memahami system Quality Control yang dijalankan di perusahaan.
7. Memahami kapasitas simpanan baik Gudang Raw Material, WIP, Gudang Finish Good, alat angkut (Mobil, hand pallet, Fork lift, dll), dan kapasitas simpanan pada beberapa work center yang ada.
8. Mengetahui bahan baku utama dan pendukung yang dibutuhkan (baik karakteristik fisik /Dimensi, sifat kimia/fisika, umur pakai, dll)
9. Mengetahui cara mendapatkan bahan baku atau system procurement (supplier, lead time kedatangan Bahan baku, alat angkut yang optimal, dll)
10. Mengetahui lead time pengiriman baik antar work center maupun pengiriman Finish Good ke customer
11. Mengtahui Jumalah pekerja yang dibutuhkan untuk tiap-tiap work center pada kapasitas yang dibutuhkan.
12. Mengetahui Jam kerja mesin dan karyawan, mengetahui kebijakan-kebijakan  perusahaan berkaitan dengan biaya operasional produksi, dll

Sebenarnya masih banyak lagi yang perlu diketahui oleh PPIC agar bisa mendukung proses kerjanya dan sekali lagi  karena cakupannya begitu luas maka diperlukan kemampuan analisa yang kuat serta memiliki Supply Chain knowledge  yang cukup.

Bagi anda yang sangat tertarik dengan dunia PPIC alangkah baiknya jika anda mencoba mendalami Supply Chain ataupun Supply Chain Management. Hal ini tentunya tidak bisa instan bahkan utuk bisa megetahui secara mendalam tentang Supply Chain tentunya anda harus rela meluangkan waktu untuk mempelajarinya agar bisa lebih cepat dalam hal proses pemahamannya. Jika hanya berdasarkan pengalaman dalam pekerjaan saja saya rasa akan lama bahkan bisa-bisa melenceng dari yang seharusnya, karena teori dan praktek sering tidak sinkron. Namun menurut saya ada beberapa kunci agar anda bisa menjalani fungsi PPIC dengan lebih baik yaitu :

1. Mulailah dari memahami Visi dan Misi perusahaan.

Jika Visi dan Misi perusahaan anda belum ditetapkan maka saya sarankan untuk mengajukan ke managemen agar segera dirumuskan karena ini akan sangat mempengaruhi proses bisnis yang akan dijalankan pada masa ini dan juga masa yang akan dating serta memuat cita-cita bersama organisasi/ perusahaan. Jika sudah mulailah dengan menyusun program kerja Departemen PPIC untuk menunjang agar Visi dan Misi perusahaan tersebut bisa tercapai. Dibeberapa perusahaan yang sudah mengakomodasi system standart pengendalian qualitas dengan ISO program-program ini bisa berupa sasaran mutu departemen. Atau kita bisa menyusun Job describtion untuk tiap-tiap karyawan serta menyusun KPI departemen, tujuannya adalah agar kita bisa melakukan penilaian terhadap kinerja baik karyawan maupun organisasi, sehingga hal tersebut bisa dijadikan indikasi untuk melakukan evaluasi dan perbaikan yang berkesinambungan.

2. Pelajari fluktuasi atau irama permintaan atau kebutuhan konsumen.

Fluktuasi atau irama permintaan dari konsumen baik mengenai kuantitas, kualitas, dimensi fisik, struktur kimia dan sifat-sifat lain dari produk yang diminta sangat mempengaruhi strategi yang akan dijalankan di operasional manufaktur apakah itu make-to-order (MTO), make-to-stock (MTS), make-to-demand, atau make-to design). Untuk mengetahui fluktuasi tersebut kita bisa menggunakan seven tool yang ada di QCC yang mungkin sebagian dari kita tidak asing yaitu ; Check sheet, Stratifikasi, , Diagram Pareto, Diagram Sebab Akibat  (FISH BONE), Grafik dan Bagan Pengendalian, Digram Pencar ( Scatter Diagram ), Histogram.

Setelah kita mengetahui gambaran Fluktuasi permintaan customer kemudian gunakan metode pramalan yang sesuai agar kita bisa memprediksi permintaan dimasa yang akan dating. Hasil prediksi inilah yang nantinya akan kita gunakan untuk membuat perencanaan kapasitas, produksi, material dan support material, Manpower, dan juga utility serta tidak menutup kemungkinan energy consumption.

3. Pelajari dan pahami karakteristik setiap work station baik itu kapasitas tiap-tiap man power, Gudang, mesin mulai dari kapasitas, kualitas output, serta keunikan masing-masing.
4. Pelajari lead time tiap-tiap proses baik dari lead time bahan baku, supply, produksi, sampai lead time pengiriman.
5. Mulailah untk belajar bernegosiasi meski ini tidak ada dalam system PPIC namun kepandaian bernegosiasi denga berbagai departemen akan sangat membantu kinerja PPIC.